Homeoffice

Die Corona Situation hat vermutlich fast alle überrascht. Und selbst Unternehmen, die sich bereits mit Themen wie digital Working oder New Work auseinandergesetzt haben, werden hier vor neue Herausforderungen gestellt. Auch wir wurden nicht nur von der Krise an sich überrascht, sondern auch die bereits von uns genutzen System zur gemeinsamen Zusammenarbeit stießen an ihre Grenzen. Viele Unternehmen haben inzwischen reagiert und die Kapazitäten erweitert oder andere Schritte zur Optimierung unternommen.


Dies hilft einem aber nur begrenzt weiter, wenn man ein angesetztes Meeting hat und die Systeme nicht so laufen wie sie sollen. Wir selbst sind daher dazu übergegangen und halten uns mehrere Optionen offen um im Zweifen nun auch kurzfristig das System zu wechseln. Diese Option mussten wir inzwischen auch nutzen, wodurch wir zwar mit Verspätung, aber dennoch, durch einen Wechsel vom System, das digitale Meeting erfolgreich durchführen konnten.

Um auch weiterhin im Team zusammenarbeiten zu können, ist es daher sinnvoll Tools zur kooperativen Arbeit einzusetzen. Dies können Tools sein, die das gemeinsame arbeiten an Dokumenten und Projekten unterstützen, aber auch scheinbar simple aber umso wichtigere Tools zum regelmäßigen Meeting und Austausch. Hier finden Sie eine kleine Auflistung verschiedener Lösungen die Ihnen evtl. helfen im Homeoffice erfolgreich zu arbeiten. Wir verzichten auf Detailbeschreibungen, da sich der Umfang regelmäßig ändert und wir diese Optionen nicht testen konnten und zeitlich können.

  • Meetingtools:
    • Adobe Connect bietet vielfältige Möglichkeiten um gemeinsame Meetings online durchzuführen. Neben der klassischen Video- und Audiokonferenz kann der Bildschirm geteilt werden, ist eine Chatfunktion der Teilnehmenden eingebunden, können Whiteboards eingebunden und Fragen gestellt werden.
    • Bigbluebutton ist ein Open Source Konferenzsystem welches für Lehrveranstaltungen konzipiert wurde. So ist neben dem Videomeeting z.B. auch eine digitale Whiteboard-Funktion integriert und es sind Breakout Rooms (hierbei handelt es sich um die Unterteilung der User in Gruppen, die dann innerhalb der Gruppe in einem einzelnen Raum arbeiten können) nutzbar.
    • Bitrix24 hat neben der Chat- und Videofunktion noch weitere evtl. relevante Tools integriert. Es gibt z.B. ein Dokumentenmanagement, eine Kalenderfunktion und die Erstellung eines eigenen Social Intranets.
    • Discord hat sich auf den Text- und Sprachchat spezialisiert. Neben der Anwendung für Windows ist die Nutzung im Browser oder auch via mobilem Endgerät möglich.
    • GoToMeeting bietet umfangreiche Optionen im Bereich von Videomeetings an. So gibt es z.B. entsprechende Applikationen für Android und iOS, die Option die Meetings aufzuzeichnen oder Präsentationen einzubinden und in ein PDF Dokument zu konvertieren.
    • Jitsi ist eine kostenfreie Lösung für Videokonferenzen und Meetings. Dabei kann Jitsi sowohl direkt kostenfrei über die Website von Jitsi genutzt werden, als auch als eigene Installation auf einem eigenen Server.
    • Microsoft Teams ist die Kommunikationsplattform von Microsoft. Hier können Nutzer chatten oder Video-/Audiokonferenzen beiwohnen. Zudem können Benutzer Dokumente bearbeiten, austauschen und Gruppen bilden.  Teams arbeitet dabei in Verbindung mit Skype.
    • Rocket.chat ist ein umfangreiches Programm welches von Textchat, über Audionachrichten und Videochat bis zum integrierten Dokumentenaustausch viele Anforderungen erfüllt. Rocket.chat kann individuell angepasst werden und den Usern können unterschiedliche Rollen zugewiesen werden. Es gibt drei verschiedene Lizenzmodelle, von der kostenfreien (eingeschränkten) Community Lizenz bis zur vollumfänglichen Enterprise Lizenz.
    • Slack ist eine erweiterte Möglichkeit im Unternehmen oder in Gruppen zusammen zu arbeiten. Man kann interne Channels/Gruppen bilden, private Nachrichten schicken und auch Dokumente mit einbinden. Somit ist Slack eine umfangreiche Kommunikationsplattform welche im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen auch eine Historienverwaltung/-suche beinhaltet.
    • Skype bietet die schnelle Möglichkeit Video- und Audiomeetings durchzuführen.
    • Webex von Cisco ist eine umfangreiche Plattform die es den Nutzern erlaubt Audio-/Videomeetings durchzuführen und in Teams zusammenzuarbeiten, Dokumente zu tauschen und an Themen gemeinsam zu arbeiten (Whiteboard, Chat etc.).
    • Zoom ist ein Cloud Anbieter um online Meetings durchzuführen. Neben dem PC kann man per Android oder iOS App oder auch per Telefoneinwahl am Meeting teilnehmen. Zudem gibt es die Möglichkeit innerhalb des Meetings zu chatten, Dokumente und den Bildschirm zu teilen. Neben einer kostenfreien Variante, gibt es mehrere unterschiedliche kostenpflichtei Businesstarife, abhängig von Faktoren wie Dauer des Meetings, Teilnehmeranzahl etc..

    Hier ist noch ein kleiner Leitfaden für Moderatoren und Teilnehmer zum Verhalten bei online Meetings. Diese Empfehlungen sollten für die eigenen Anforderungen überprüft und nach Bedarf angepasst werden.
  • Tools zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung:
    • Cryptpad ist ein Cloudservice zur Erstellung von Dokumenten, Präsentationen, Kanban Projekten, Tabelen, Whiteboards etc.. Dabei ermöglicht Cryptpad neben der persönlichen Erstelleung auch das kooperative Arbeiten. Cryptpad kann sowohl über die Website genutzt werden, als auch als eigenes Pad aufgesetzt und betrieben werden. Ein besonders hoher Stellenwert wird auf die Sicherheit und den Datenschutz gelegt, so werden alle Daten vor der Sicherung in der Cloud verschlüsselt. Kurzanleitung der Uni Oldenburg.
    • Figma ist ein Tool zur Erstellung von Design Elementen, zum kollaborativen Arbeiten an Projekten und zum Prototyping.
    • GSuite und Google Drive, bieten die Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, der Nutzung von GMail und des Kalendars. Google Drive richtet sich an Privatpersonen und die GSuite an Unternehmen. Dementsprechend ist der Umfang auch größer, wie z.B. durch die Integration vom Googledienst Currents, einer integrierten erweiterten Kommunikationsplattform oder Hangouts Meet der Option Videomeetings durchzuführen.
    • Microsoft Office, hier bieten die unterschiedlichen Versionen teilweise die Möglichkeit an, Dokumente nicht nur auszutauschen, sondern auch gemeinsam zu bearbeiten.
    • Microsoft Teams, neben der Kommunikationsplattform bietet Teams auch die Möglichkeit an, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.
  •  Projektmanagementtools:
    • Asana ist eine Plattform zur Arbeitsverwaltung. Für kleine Teams gibt es eine kostenfreie Version.
    • Awork stellt eine weitere Lösung zur Aufgaben- und Projektverwaltung dar.
    • Bitrix24 bietet neben dem Projektmanagement eine umfangreiche Kommunikationsplattform, eine integriertes CRM und weitere Optionen zur cloud-basierten Arbeit für Unternehmen.
    • Factro ist ein umfangreiches cloud-basiertes Projektmanagementsystem.
    • InLoox bietet ebenfalls eine umfangreiche Projektmangement-Software an, inkl. verschiedenen Appplikationen und einer möglichen Outlook Integration.
    • Kananize legt den Fokus auf das agile Projektmanagement. Speziell auf die Kanban Methode.
    • Microsoft Project ist einer der Klassiker auf dem Markt, neben der lokalen Lösung, bietet auch Microsoft seit längerem die Software Project cloud-basiert an.
    • Mural ist ein Tool zur kollaborativen Zusammenarbeit mit Hilfe von visuellen Elementen. So kann man hier im Team zum Beispiel Mindmaps erstellen, OKR festlegen oder ein Canvas Modell für Unternehmensziele festlegen.
    • Openproject ist eine Open Scource Softwarelösungen, welche man selbst betreiben kann oder über einen der vielen Dienstleister betreiben lassen kann. Somit sind die Kosten sehr unterschiedlich und individuell anpassbar.
    • Podio ist kein klassisches Projektmanagementtool, sondern eine Lösung zur Arbeitsverwaltung und engen Zusammenarbeit. Es geht um automatisierte Arbeitsabläufe, Meetingplanung, Datenvisiualisierung und einiges mehr.
    • Redmine ist eine Software zur Verwaltung von Projekten und Nutzern. Die Installation ist Mandantenfähig, beinhaltet ein Ticketsystem. ist webbasiert und frei nutzbar (opensource).
    • Teamretro bietet remote arbeitenden Teams die Möglichkeit der agilen Retrospektive. Der mögliche Ablauf beginnt dabei mit einem geleiteten Brainstorming, gefolgt von einer Gruppierung der Ergebnisse, einem Voting, einer Diskussion, dem Review und dem Teilen der Ergebnisse. Die Anwendung kann mit weiteren System verknüft werden, um den Workflow zu optimieren.
    • Trello ist ebenfalls ein Anbieter der nicht den klassischen Weg geht, sondern das gemeinsame arbeiten optimieren will. Die Integration von Drittanbieter-Applikationen, die Erstellung und Nutzung von Boards bis hin zum automatisierten Workflow sind beispielhafte integrierte Tools zur Optimierung.
    • Wrike ist eine Projektmanagement Software die das Zusammenarbeiten erleichtern möchte und auch die parallele Betreuung mehrerer Projekte ermöglicht.

 Mindmaps – digital:

  • Bubbl.us ist eine Browser-basierte Anwendung, mit der, je nach Lizenz, unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Die Basismitgliedschaft (kostenfrei) beinhaltet bis zu drei Mindmaps, einen Bildexport und das Teilen der Mindmaps. Die gleichzeitige Bearbeitung im Team ist erst ab der kostenpflichtigen Mitgliedschaft möglich, welche in einer 30 Tage-Testphase erprobt werden kann.
  • Coogle bietet in der kostenfreien Variante drei private Diagramme an, sowie unlimitierte Diagramme, die öffentlich zur Verfügung stehen. 
  • GroupMap ist eine Onlineanwendung zur Erstellung und Bearbeitung von Entscheidungsanalysen und Mindmaps. Dafür gibt es über 60 nutzbare Vorlagen wie Boston Consulting Group (BCG) Matrix, Brainstorming, Ansoff Matrix, SWOT Analyse, Agil-Retrospektive, Business Model Canvas und weitere. Die Nutzung ist dabei sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams möglich. Die Anwedung kann 14 Tage kostenfrei (eingeschränkt) getestet werden.
  • Mind42 ist eine kostenfreie Anwendung zur Erstellung von Mindmaps. Nach der Anmeldung können diese zudem im Team geteilt/bearbeitet werden, als PDF exportiert und zur weiteren Bearbeitung abgespeichert werden.
  • Mind-Map-online ist eine Applikation, mit der kostenlos einfache Mindmaps erstellt werden können. Die Mindmaps können online erstellt werden und nach Anmeldung geteilt oder als PDF/Bild-Datei heruntergeladen werden. Eine gemeinsame Bearbeitung ist nicht möglich.
  • Mindmeister ist ein Mindmapping Tool, welches laut eigenen Angaben bereits über 10 Millionen Menschen nutzen. Das Lizenzmodell beginnt bei der Basic Mitgliedschaft, welche kostenfrei ist und die Erstellung von bis zu drei kollaborativ-bearbeitbare Mindmaps ermöglicht.
  • MindMup bietet die kostenfreie Erstellung von Mindmaps und anderen Plänen an wie zum Beispiel Storyboards oder Projektpläne an. MindMup kann gemeinsam im Team genutzt werden. Allerdings beschränkt sich die kostenfreie Nutzung auf Maps von bis zu 100 KB und auf eine Speicherzeit von maximal sechs Monaten.
  • Mural bietet, wie im Bereich Projektmanagementtools bereits geschieben ebenfalls eine Mindmap Funktion, neben einigen weiteren Funktionen für die Nutzer an.
  • Wise mapping ist eine komplett kostenfreie Anwendung zur Erstellung von Mindmaps. Neben der Nutzung im Browser bietet Wise Mapping auch die Installation auf eigenen Servern an. Auch die gemeinsame Bearbeitung einer Mindmap ist hier möglich.

IT Sichereit und
Home office

Durch die Nutzung diverser Tools aus dem Homeoffice heraus, ergeben sich neben den großen Chancen auch viele Risiken derer man sich bewußt sein muss. Regelmäßig tauchen neue sicherheitsrelevante Probleme auf die berücksichtig werden sollten. Moritz Huber (Polizeibeamter und Wissenschaftler der ZU) rät hier zu einen bewußten Umgang mit den Herausforderungen und schnellen reaktionen der IT Sicherheit der Unternehmen.

Sein Ratschlag ist die direkte  Überprüfung von fünf problematischen  Clustern.

    1. Die eingesetzte Hardware,
    2. die eingesetzte Software,
    3. die genutzte Datenverbindung,
    4. das Loginsystem zum Unternehmen und eingesetzten Tools und
    5. der Umgebung im Homeoffice.
    Moritz Huber Gefahren im Homeoffice / Zeppelin Universität
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